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Migliora la produttività e impara a gestire il tuo tempo

Un vecchio detto afferma: “Il tempo è denaro”. Da un lato è vero, il nostro tempo ha un valore che attraverso il lavoro genera del denaro, ma a differenza di esso, il tempo non si può moltiplicare mentre il denaro sì. E andiamo tutti alla spasmodica ricerca di questa moltiplicazione aurea che ci fa aumentare il conto in banca e perdere i capelli.

Ma tendiamo anche a procrastinare perché la routine, la stanchezza e l’affollarsi di attività da svolgere ci immobilizza e ci stanca al punto di non riuscire a fare nulla. La produttività ne risente e anche la nostra vita personale.

Ogni giorno ripetiamo e lamentiamo di non aver abbastanza tempo per portare a termine tutte le nostre attività, ma se ci guardiamo intorno scopriamo che c’è chi riesce, e senza grandi difficoltà.

Come fanno queste persone ad essere così produttive? Semplicemente sanno come pianificare, ottimizzare e impiegare nel modo giusto il tempo a loro disposizione. Insomma, adottano un metodo perfetto per la gestione del tempo a disposizone.


Come essere più produttivi?

La produttività è come un muscolo: va allenata costantemente e spesso prima di trovare il giusto training da replicare devi provarne diversi e scegliere quello che fa per te, quello che non ti sfianca ma che non ti lascia troppo tempo con le mani in mano. Quello facile da attuare e che diventa parte di te.

Ci sono una serie di tecniche che possono aiutare ad aumentare la produttività facendo rendere di più le 24 ore che hai a disposizione. Per citarne alcune: la tecnica del pomodoro, quella dei 2 minuti, il metodo batching o il focus funnel. Il problema è che queste tecniche funzionano bene solo se sono inserite in una cornice organizzativa più ampia, in un quadro operativo ben delineato e ragionato, costruito sulle tue esigenze.

Ecco perché il primo e più efficace metodo per diventare un imprenditore più produttivo è semplicemente quello di pianificare le tue giornate secondo i tuoi ritmi e le tue necessità, concedendoti anche degli spazi per te e la tua vita personale.

Ricorda: “se non è in calendario, allora non esiste”.


Le problematiche che hai ora…

Prendi gli appuntamenti occupando a caso ogni spazio libero che ti capita di avere. Questo fa sì che le tue giornate si dividano fra attività diverse, magari anche in luoghi differenti.

Ti senti in affanno e non riesci a portare a termine tutte le attività, ritrovandoti a lavorare la sera dopo cena, rubando tempo al tuo riposo e ai tuoi affetti. Ti innervosisci e una chiamata fuori programma può spesso metterti in crisi.

Ti riconosci in queste dinamiche? Credimi, ci siamo passati tutti.

Non avere una routine rende tutto molto dispersivo e rischia di farti letteralmente impazzire.


 …le soluzioni che puoi adottare già da domani

La buona notizia è che se vuoi migliorare la gestione del tuo tempo, puoi iniziare già da domani.

Prendi la tua agenda (perché la usi un’agenda, vero?) e stabiliscici a priori le tue giornate lavorative e quelle di riposo. Poi suddividi il tuo lavoro aree di attività e scegli le giornate specifiche da dedicare solo a quelle particolari mansioni.

Ad esempio:

  • Lunedì e giovedì: attività operative legate alla tua professione
  • Martedì: appuntamenti con clienti e fornitori
  • Mercoledì: comunicazione, social e blogpost
  • Venerdì: amministrazione e riunioni con i collaboratori

Ogni giorno, fissa due slot di tempo in cui rispondere alle email e fallo solo in quelle occasioni, disabilitando le notifiche e chiudendo il client di posta. L’ideale sarebbe farlo di prima mattina poi subito prima di ricominciare dopo la pausa pranzo.

Lascia anche un po’ di spazio per urgenze e imprevisti: se non dovessero presentarsi avrai più tempo da dedicare a qualcosa che ti piace o potrai dilatare i tempi delle attività già previste.

Questi sono i primi passi per iniziare a pianificare le tue settimane in modo sistematico, con il vantaggio che la tua produttività ne beneficerà fin da subito. Non è difficile, no?


Come la pianificazione aiuta la produttività

Quali sono i vantaggi di crearsi un piano settimanale preciso?

Mentre svolgi un’attività, sei molto più concentrato su quello che stai facendo perché non devi pensare a come organizzare il resto della settimana.

Non perdi tempo inutilmente: se le fai tutte le attività simili nella stessa giornata, la tua concentrazione ne gioverà e tu sarai sempre più veloce.

Stabilire delle regole precise educa i clienti e fa sì che sappiano cosa aspettarsi da te. Non solo: le regole servono anche a te per avere un piano a cui attenerti sul lavoro, senza rubare ore preziose alla vita personale.

Non sai da dove partire per strutturare la tua settimana e aumentare la produttività? Ti lasciamo qualche suggerimento che aiutato anche noi di Tomura.


Produttività: lavoraci subito, non procrastinare!

Ovviamente, la prima regala è quella di non procrastinare. Farlo sarebbe solo un dispetto che fai a te stesso e una conseguente riduzione della serenità e del tempo libero per fare ciò che ti piace. Quindi ora mettiti lì con un foglio e una penna, segui i consigli che abbiamo stilato per te e inizia a costruire il tuo piano personalizzato.

Scrivi tutte le attività che svolgi nella tua settimana tipica. Se alcune non ti vengono in mente, tieni un pezzo di carta sempre a portata di mano e scrivile appena ti sovvengono. L’elenco ti sarà utile all’organizzazione successiva.

Raggruppa le attività in base alle loro somiglianze e al contesto in cui si realizzano: che condizioni ti servono per svolgere quel compito? Dove devi essere per farlo? Sono attività accorpabili senza grosse differenze e/o difficoltà?

Per ogni gruppo di attività, stabilisci quando preferiresti svolgerle, sia in termini di giorni che di orari.

Ad esempio se sei uno che la mattina non connette, non prendere appuntamenti con i clienti prima di pranzo. Se la tua produttività svanisce dopo metà pomeriggio, prevedi di fare lavori particolari di mattina. Se vuoi dedicare un giorno alla settimana alla tua famiglia o a un tuo hobby, non inserire nessuna attività al suo interno e non ammettere eccezioni.

Crea un documento che mostri tutto il piano settimanale, stampalo e appendilo vicino alla postazione di lavoro. Quando prendi appuntamenti, non sgarrare: rispetta l’organizzazione che ti sei dato!


Siamo certi che questo sistema tagli gli sprechi di tempo, migliori la concentrazione e aumenti la produttività, perché lo abbiamo testato su di noi. Certo, da solo non fa i miracoli perché sei tu il primo a dovertici impegnare. Strutturalo in modo che sia davvero cucito su di te e poi non barare: un po’ di flessibilità va bene ma troppa ti farà tornare al caos e alla tendenza a procrastinare.

Se hai bisogno di una mano a capire come organizzare il tuo tempo e moltiplicarlo a tuo vantaggio scopri come fare insieme a noi!

Con Cattura il Minuto, aula digitale formativa e interattiva, dedicata ad un numero chiuso di studenti, potrai scoprire tutte le tecniche e metodologie per organizzare il tuo lavoro e dedicare più tempo alle cose che ami davvero.. e guadagnare di più con meno sforzo.

Scopri le prossime lezioni in partenza e impara ad allenare la tua produttività!

30/07/2020

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