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L’importanza del tono di voce nella comunicazione

In questo articolo ti parlerò di tono di voce: che cos’è, perché ti serve e come può aiutarti a migliorare la tua strategia di comunicazione.

Come sai, creare un’efficace strategia di comunicazione è fondamentale per la tua azienda. Per crearla devi aver scelto il tuo mercato di riferimento, deciso i servizi da offrire ed aver identificato le tue buyer personas. La strategia di comunicazione ti servirà a rapportarti in maniera adeguata e coinvolgente con i tuoi clienti, e uno degli strumenti da utilizzare per implementarla è proprio il tono di voce.

Cos’è il tono di voce?

Non è, come forse stai pensando, il modo in cui moduli la tua voce quando parli con qualcuno, ma ciò che nei testi scritti ti permette di dare una specifica personalità al tuo brand. Non racchiude unicamente cosa dici, ma anche come lo dici. Il tono di voce deve rappresentare la tua azienda e deve trasmettere i tuoi valori a tutti i tuoi clienti.

Molti tendono a sottovalutare l’importanza del testo scritto. Uno degli errori principali, in questi casi, è quello di osservare la comunicazione della concorrenza per imitarla. In questo modo si rischia però di intaccare l’identità e la personalità del brand. Devi ricordare che un testo scritto comunica sempre qualcosa, e tutto ciò che scegli di comunicare, o di non comunicare, ti identifica e definisce agli occhi dei tuoi clienti.

È importante, per una corretta content strategy, identificare un preciso tono di voce da utilizzare in tutte le comunicazioni, orali e scritte. La buona scrittura è in grado di creare relazioni: proprio per questo motivo è un elemento che non devi mai sottovalutare.

L’importanza del tono di voce

Come ti ho già accennato, il tuo tono di voce deve essere lo stesso in ogni testo e comunicazione che crei per la tua azienda: dalla mail di risposta ad un cliente, alla pubblicità sui social, al tweet di pochi caratteri.
Non preoccuparti, definire il proprio tono di voce quando si è ben consapevoli della propria identità, degli obiettivi a lungo e medio termine e dei progetti futuri, non è affatto difficile. Devi però ricordare che il tono di voce deve rispecchiare tuo brand, i suoi valori, la sua mission e la sua vision: crearne uno efficace, senza essere sicuro di questi aspetti è impossibile.

Un altro passo importante è quello di condividere i valori e l’impostazione del tono di voce all’interno dell’organizzazione aziendale. Può sembrare superfluo ma, in realtà, è sufficiente avere qualche collaboratore per rendersi conto di come ognuno di essi tenda a comunicare a proprio modo. Senza delle linee guida specifiche, la confusione e le contraddizioni nella comunicazione con i clienti sono assicurate.

Questo discorso interessa tutte le aziende dotate di un proprio brand, che siano esse piccole o grandi.

Scegli la sfumatura giusta

Il tono di voce può muoversi in una scala di gradi differenti che va dal freddo al caldo.

Un tono di voce freddo è quello utilizzato soprattutto dalla pubblica amministrazione e dalla burocrazia. Ti sconsiglio di utilizzarlo, perché risulta troppo formale ed impostato: persino le banche stanno rivedendo il loro tono di voce per rapportarsi con i propri clienti in maniera più informale!

Un tono di voce caldo, invece, può essere scherzoso o amichevole, serio ma non serioso, rispettoso ma vicino oppure irriverente e ironico. I toni caldi sono generalmente empatici, aperti e ottimisti, creano dialogo e ispirano fiducia.

Ciò che devi tenere a mente è che il tono di voce che sceglierai di utilizzare determinerà la relazione che andrai a costruire con il tuo lettore. Un tono di voce eccessivamente altisonante e tecnico, ad esempio, potrebbe mettere in difficoltà i tuoi clienti e generare in loro una sensazione di inadeguatezza, certamente deleteria. Quando comunichi devi metterti virtualmente accanto ai tuoi lettori, e far in modo che possano comprendere facilmente quello che vuoi trasmettergli.

Non dimenticare il contesto

Un altro aspetto da avere sempre ben chiaro in mente è il contesto. Infatti il tuo tono di voce dovrà adattarsi ai canali che scegli di utilizzare: un post del tuo blog dovrà avere una determinata impostazione, diversa da quella che utilizzerai su Instagram o Twitter. Le differenze dipendono dal fatto che ogni strumento che scegli di utilizzare ha le sue caratteristiche: conoscerle vuol anche dire saperle sfruttare secondo le tue esigenze.

Identifica con chi vuoi comunicare

Per costruire il tuo tono di voce devi capire a chi ti vuoi rivolgere: non puoi rivolgerti indistintamente a tutti, e se cercherai di farlo renderai la tua comunicazione inefficace.
Scegliere un determinato lessico, ad esempio, esclude a priori coloro che non vi si riconoscono. Tutti noi valutiamo il mondo e la realtà attraverso somiglianze e differenze, e quello che devi fare è attirare persone che siano in linea con la tua idea di buyer personas.

Il valore della comunicazione

Lavorare sulla propria comunicazione è di vitale importanza, soprattutto in questo momento storico. Molte aziende che riescono oggi a penetrare il mercato, infatti, non lo fanno grazie a idee originali o nuovi prodotti, ma unicamente grazie alla loro comunicazione. È quindi importantissimo sapersi differenziare a livello comunicativo. Farlo ti aiuterà a creare relazioni solide e stabili con la tua clientela, oltre a rendere immediatamente identificabile il tuo brand. 

Come costruire il giusto tono di voce

  • Devi definire i valori della tua azienda, perché saranno loro ad essere declinati all’interno del tuo tono di voce. Nel momento in cui li avrai ben chiari, potrai definire le tue reader personas, cioè le buyer personas che leggeranno i tuoi testi.
  • Aver ben chiara l’identità delle tue reader personas ti permetterà di studiare una comunicazione basata sulle loro esigenze. Focalizzandoti su queste, potrai offrire una comunicazione mirata e quindi più efficace. Dovrai avere ben chiare le loro aspettative, paure e problemi. A questo proposito, ti consiglio di leggere l’articolo sulla mappa dell’empatia, strumento utilissimo anche per il tono di voce.
  • Dopo aver definito le tue reader personas devi pensare agli obiettivi della tua comunicazione, cioè al motivo per cui stai scrivendo un testo e al tipo di messaggio vuoi trasmettere. Questo è un punto fondamentale che dovrai tener sempre presente, anche quando ti troverai a scrivere un semplice post su Facebook: non conoscere l’obiettivo per cui crei un testo lo rende inefficace.

Gli obiettivi della comunicazione

Gli obiettivi di un qualunque testo si basano su due aspetti principali: il contenuto e la relazione.

  • Il contenuto. Ovvero il tipo di informazione che vuoi trasmettere. Vuoi educare, informare, divertire, coinvolgere? Queste sono solo alcune delle domande che ti puoi fare prima di iniziare a scrivere e definire ciò che hai da dire.
  • La relazione. Può essere sia il tipo di relazione che vuoi instaurare con il lettore, sia quella che hai con l’argomento. Nel primo caso è strettamente legata al tipo di informazione che vuoi trasmettere (se vuoi divertire, anche la tua relazione con il lettore sarà divertente ed amichevole). Nel secondo caso riguarda la tua posizione rispetto all’argomento trattato: se vuoi dare un tuo punto di vista o confutare un’opinione altrui, ecc.

Costruisci il tuo universo lessicale

Quello che ti consiglio è di creare un universo lessicale specifico per la tua comunicazione, completo di parole, punteggiatura, sintassi e terminologie che ritieni più opportune.
Questo è importante perché, parlando di uno stesso argomento a distanza di tempo, potresti utilizzare due terminologie diverse: tu non te ne accorgerai, ma i tuoi lettori sì.

Un altro motivo per costruire un tuo lessico è che ti aiuterà ad essere più consapevole dei termini che decidi di utilizzare. Per farti un esempio, i termini casa e abitazione, sono sinonimi, certo, ma creano nella mente delle tue reader personas sensazioni differenti. Casa rimanda ad un ambiente familiare, mentre abitazione trasmette l’idea di qualcosa di funzionale e distaccato.

Da dove iniziare?

Puoi cercare di uniformare il tuo tono di voce, e il tuo universo lessicale, iniziando con un piccolo esercizio: raccogli gli ultimi dieci contenuti che hai prodotto per la tua azienda (blog, post, advertising: qualsiasi cosa) e leggili attentamente. Mettili sotto analisi.

Farlo ti aiuterà a capire in che modo hai comunicato fino ad ora, potrai identificare le parole, frasi o modi di dire che utilizzi più frequentemente e creare un vocabolario del tuo tono di voce. Analizzando i tuoi testi potrai capire se rispecchiano la tua identità di brand e verificarne l’efficacia in termini di visibilità, interazioni ecc.

E da qui, iniziare a rendere coerente tutta la tua comunicazione. Buon lavoro!


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Photo by Jason Rosewell on Unsplash

27/10/2020

2 responses on "L’importanza del tono di voce nella comunicazione"

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